Realizar levantamentos de necessidades (área técnica) e acompanhar a vigência de contratos de aquisições de insumos e serviços (fiscal), comunicando a Gerência a necessidade de aquisição dentro dos 8 meses que antecede seu encerramento;
Delegar a elaborar termo de referência, preencher o Documento de Formalização de Demanda, Estudo Técnico Preliminar e Termo de Referência, listas de verificação, 3 (três) pesquisas de preço e autuar processo de compras no sistema E-DOCS e inserção no SIGA;
Elaborar planilhas de gestão de controle dos processo no EDOCS do seu andamento até sua finalização e dos prazos dos contratos.
Inserir processo de compras no sistema SIGA e gerar a planilha de aquisição para inserção no processo;
Apoiar no controle da vigência de contratos de aquisições de insumos e serviços do setor e comunicar a chefia imediata com antecedência mínima de 8 (oito) meses o seu vencimento;
Acompanhar todo o andamento do processo no EDOCS até sua finalização.
Realiza a verificação das conformidades dos procedimentos, documentos, registros financeiros, atendimento às legislações e controles no processo de aquisição;
Apoiar as áreas técnicas e administrativas na elaboração dos documentos instrutivos, assim como capacita em suas atividades relacionadas a COMPRAS.
Acompanhar os recursos das áreas técnicas da Vigilância junto aos FES/GPO;
Apoiar na interlocução com as áreas externas a Vigilância;
Subsidiar a gestão, o ATA, e as áreas técnicas, quanto a atualização dos recursos disponíveis e seus prazos para serem utilizados;
Acompanhar os processos em sua fase de reserva e empenho junto ao Fundo Estadual de Saúde - FES, para alterações necessárias.
O Setor Organizacional, com a chefia imediata, verifica os insumos, equipamentos e serviços, em tempo hábil para aquisição, evitando assim, contratações emergenciais e pagamentos indenizatórios.
Identificada à necessidade de aquisição de insumos, equipamentos permanente e serviços pontuais e contínuos, deve-se verificar o cadastrado no catálogo do sistema SIGA. Caso não esteja cadastrado o SO e/ou a chefia imediata deverá elaborar e padronizar as especificações. Em seguida elabora-se o Documento de Formalização de Demanda, Estudo Técnico Preliminar e Termo de Referência.
Para abertura de Termo de Referência, faz-se necessário atribuição de número unívoco. Este número é disponibilizado aos chefes de núcleo através de seu administrativo.
Com o Documento de Formalização de Demanda (DFD), Estudo Técnico Preliminar (ETP) e Termo de Referência (TR), listas de verificação e 3 (três) cotações. Todos os documentos elaborados, captura-se os documentos em PDF para o E-DOCS, coleta-se as assinaturas digitais dos elaboradores do Termo de referência, bem como da Chefias dos serviços que está autuando o processo e da Gerência de Vigilância em Saúde - GEVS.
Após assinaturas dos documentos o processo deve ser autuado e encaminhado ao Núcleo Administrativo para inserção no sistema SIGA, gerando a planilha de aquisição. Em seguida o processo é encaminhado para o GEVS verificar orçamento, e finaliza com a autorização do ordenador o Subsecretário de Vigilância em Saúde - SSVS.
1. Seguir as normas estabelecidas pela Secretaria de Estado de Gestão e Recursos Humanos (SEGER) que constam no Sistema de Compras, Licitações e Contratos - SCL nº 001 à 013. Endereço eletrônico: https://seger.es.gov.br/scl.
2. Finalizado o processo para aquisição de serviços, equipamentos e insumos, deve ser realizada a avaliação do fornecedor pelo fiscal do contrato, estando atento sempre ao Recebimento, inspeção, armazenamento e do que foi contratado.
Manual de Procedimentos de Compras de Materiais e Serviços da Secretaria de Estado da Saúde.
SEGER – Secretaria de Estado de Gestão e Recursos Humanos, Sistema de Compras, Licitações e Contratos – Normas SCL nº 001 a 013. Disponível em: https://seger.es.gov.br/scl.