PROCEDIMENTO OPERACIONAL - PO
Código: PO-150-001 - Revisão: 00
Estabelecer critérios para a gestão e controle de documentos internos da Vigilância Sanitária Estadual com atenção à padronização, elaboração, aprovação, identificação, controle, distribuição, retenção e disposição.
Este procedimento aplica-se a todos os documentos da qualidade da Vigilância Sanitária Estadual definidos como essenciais para o funcionamento do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ).
| Papel Funcional | Atividades |
|---|---|
| Todos os servidores da Vigilância Sanitária Estadual | Devem cumprir e aplicar este procedimento, assegurando que utilizam sempre as versões vigentes dos documentos do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) para a execução de suas atividades |
| Presidente do CGQ | Coordena o processo de gestão documental, incluindo a disponibilização de modelos padronizados, controle de permissões na plataforma Wiki.Saúde, comunicação com elaboradores, revisores, aprovadores e demais envolvidos, além de controlar os acessos aos diretórios da Wiki.Saúde |
| Elaborador | Servidor da Visa Estadual responsável pela elaboração, revisão e atualização dos documentos conforme as diretrizes estabelecidas neste procedimento, devendo notificar o presidente do CGQ ao concluir suas atividades para avaliação e aprovação. |
| Revisor técnico | Membro do CGQ designado para realizar análises técnicas do documento, quando necessário, emitindo parecer que subsidie a aprovação dos documentos. |
| Representante da Alta Direção | Responsável pela aprovação final dos documentos gerenciais, avaliando a conformidade legal, estratégica e alinhamento com os objetivos da organização. |
A proposta de elaboração ou revisão de documento pode ser realizada a qualquer momento por qualquer servidor da Visa Estadual, caso a necessidade seja identificada.
Os documentos do SGQ são elaborados diretamente na plataforma Wiki.Saúde, conforme modelos padronizados de conteúdo disponíveis na Tabela 01 abaixo.
Tabela 01: Modelos de documentos internos do SGQ.
| Sigla | Tipo do Documento | Objetivo | Modelo |
|---|---|---|---|
| PO | Procedimento Operacional | Documento que descreve detalhadamente as atividades necessárias para a realização de um processo. | Acessar |
| IT | Instrução de Trabalho | Documento simplificado que fornece instruções diretas para execução de uma atividade específica. | Acessar |
| FI | Ficha de Indicador | Documento para registro e acompanhamento de indicadores de desempenho do SGQ. | Acessar |
| FE | Ficha de Especificação | Documento que define requisitos técnicos, padrões e especificações para aceitação de documentos, materiais ou insumos, com base em normas técnicas quando aplicável | Acessar |
| FP | Ficha de Processo | Documento que detalha processos específicos, incluindo: etapas, fluxogramas, requisitos, entradas/saídas e responsáveis. | Acessar |
| MN | Manual | Documento abrangente que consolida políticas, diretrizes e procedimentos de um tema. | Elaborado livremente. |
Tomando conhecimento da necessidade de elaboração ou revisão do documento, o presidente do CGQ disponibiliza o documento modelo no diretório "GED Editar" do Wiki.Saúde, assegurando que o arquivo esteja com o status de "não publicado". Caso o servidor designado não possua permissões adequadas para editar documentos na Wiki.Saúde, o presidente do CGQ providencia a liberação.
O elaborador revisa ou elabora o novo documento conforme as diretrizes deste procedimento. Ao finalizar a proposta, o elaborador notifica o presidente do CGQ por e-mail.
O documento proposto é avaliado pelo presidente do CGQ, observando-se os seguintes critérios:
Em caso de necessidade de alterações, o presidente do CGQ notificará o elaborador por e-mail indicando as correções requeridas. Após realizar as adequações, o elaborador deverá comunicar ao presidente do CGQ, também por e-mail, para que seja realizada nova avaliação do documento.
Caso o documento não obtenha aprovação após duas tentativas de adequação, poderá ser arquivado definitivamente, mediante decisão formal do Comitê Gestor da Qualidade (CGQ).
Quando for necessária uma avaliação técnica adicional, esta poderá ser solicitada pelo presidente do CGQ, caso algum conteúdo exija manifestação técnica específica. O revisor será definido em reunião do Comitê Gestor da Qualidade, dentre seus membros. A revisão técnica deve ocorrer diretamente no documento disponível no diretório "GED Revisar" do Wiki.Saúde.
Finalizada a revisão técnica, o revisor notificará o presidente do CGQ por e-mail sobre a disponibilidade do documento para aprovação.
Com o documento apto para a aprovação, o presidente do CGQ:
Somente no caso de documento com catergoria gerencial (Tabela 02), o membro da Alta Direção procede à aprovação final do documento. Neste momento, ele verifica possíveis conflitos legais, de atuação com outros órgãos ou com os objetivos da organização.
Após a avaliação, o representante da Alta Direção registra a aprovação na seção "Comentários" e notifica o presidente do CGQ por e-mail sobre a decisão.
Em caso de decisão por arquivamento do documento, o presidente do CGQ notifica o elaborador por e-mail com a justificativa e, quando aplicável, move o documento para o diretório "GED Arquivar" do Wiki.Saúde.
O registro de elaboração, alterações e aprovação é obtido por meio dos históricos de edição, com rastreabilidade de auditoria, data e conteúdo, funcionalidade nativa da plataforma Wiki.Saúde.
Para garantir a identificação única do documento aprovado, cada documento possui um link de acesso exclusivo e um cabeçalho padrão inserido em uma caixa de informação, que será preenchido pelo presidente do CGQ com os seguintes dados:
TIPO DE DOCUMENTO
Código: | Revisão:
O código dos documentos segue o padrão ZZ-YYY-XXX, onde:
Tabela 02: Código das categorias de documento do SGQ.
| Código | Categoria do Documento |
|---|---|
| 100 | Gerenciais - Abrangência Global |
| 150 | Gerenciais - Qualidade |
| 200 | Técnicos - Abrangência Global |
| 210 | Técnicos - Área de Análise de PBA |
| 220 | Técnicos - Área de Alimentos |
| 230 | Técnicos - Área de Produtos de Interesse à Saúde |
| 240 | Técnicos - Área de Serviços de Saúde e de Interesse à Saúde |
| 250 | Técnicos - Área de Sangue, Tecidos, Células e Órgãos |
| 260 | Técnicos - Área de Controle de Infecção em Serviços de Saúde e Segurança do Paciente |
| 300 | Suporte - Abrangência Global |
| 310 | Suporte - Assessoria |
O campo Revisão será preenchido com um número de dois dígitos, onde “00” indica a primeira versão do documento e os números subsequentes representam revisões posteriores em ordem crescente.
Os títulos dos documentos são de livre criação, respeitando as sugestões dos elaboradores, e deverão ser informados como título da respectiva página eletrônica no Wiki.Saúde.
Com o documento identificado, o presidente do CGQ:
O documento é considerado vigente a partir da publicação na página da Wiki.Saúde.
Os membros do CGQ e as unidades da Visa Estadual impactadas são notificados pelo presidente do CGQ, por e-mail, sobre a efetivação e a disponibilidade da nova versão do documento no Wiki.Saúde.
Cabe aos membros do CGQ divulgar a publicação do documento junto às suas equipes e demais partes interessadas.
Todos os servidores devem consultar exclusivamente as versões vigentes dos documentos disponíveis no diretório "Documentos" do Wiki.Saúde, garantindo o uso das informações atualizadas e aprovadas para a execução de suas atividades.
O presidente do CGQ é responsável por controlar o acesso aos diretórios da Wiki.Saúde, providenciando a inclusão, alteração ou exclusão de servidores nos grupos de usuários da Visa Estadual.
Cada servidor é alocado em apenas um grupo de usuários, conforme a seguinte classificação:
As permissões de acesso para cada grupo de usuários estão definidas no Tabela 03.
Tabela 03: Permissões de acesso aos diretórios do Wiki.Saúde para os grupos de usuários da Visa Estadual
| Diretório Wiki.Saúde | Grupo ADM | Grupo CGQ | Grupo TEC | Grupo GER | Visitante |
|---|---|---|---|---|---|
| Documentos | Visualizar e Editar | Visualizar | Visualizar | Visualizar | |
| GED Editar | Visualizar e Editar | Visualizar e Editar | Visualizar e Editar | ||
| GED Revisar | Visualizar e Editar | Visualizar e Editar | Visualizar | ||
| GED Aprovar | Visualizar e Editar | Visualizar | Visualizar | ||
| GED Arquivar | Visualizar e Editar |
A plataforma Wiki.Saúde disponibiliza a data e hora da última edição da página eletrônica e permite visualizar o histórico de edição do documento, possibilitando rastrear qualquer alteração realizada.
Quando da efetivação de um novo documento ou da necessidade de exclusão definitiva de um documento, o presidente do CGQ deve mover a versão obsoleta do diretório correspondente para o diretório "GED Arquivo".
O acesso aos documentos armazenados no diretório "GED Arquivo" é restrito ao presidente e vice-presidente do CGQ, bem como ao representante da Alta Direção.
Os documentos obsoletos devem ser mantidos na pasta "GED Arquivo" por um prazo mínimo de dois anos, salvo disposição legal ou regulamentar em contrário.
Após o período de retenção, os documentos poderão ser eliminados mediante aprovação formal do CGQ.
A eliminação definitiva do documento (sem emissão de nova versão) deve ser registrada na Lista Mestra de Documentos.
A revisão periódica dos documentos do SGQ deve ser realizada, no mínimo, a cada três anos. A responsabilidade pela verificação regular das datas de revisão e pela manutenção dos documentos é atribuída ao CGQ.
Quando necessário, em razão de alterações normativas ou implementação de melhorias nos processos, os documentos deverão ser revisados conforme este procedimento.
Alterações que não impactem significativamente o conteúdo do documento, tais como ajustes ortográficos, melhorias na redação para facilitar o entendimento, atualizações de informações de contato ou ajustes de formatação, desde que não alterem procedimentos, responsabilidades ou requisitos normativos, não serão consideradas revisões formais.
Desvios relacionados a este procedimento devem ser reportados por qualquer servidor utilizando o formulário de notificação de ocorrência disponível na intranet.