INTRUÇÃO DE TRABALHO - IT
Código: IT-310-007 | Revisão: 00
Definir as etapas para a prestação de contas de viagem realizada para município no Espírito Santo ou para município fora do Espírito Santo.
O servidor é obrigado a prestar contas no prazo de 5 (cinco) dias úteis, a contar do retorno do afastamento ou da data do cancelamento da viagem.
A prestação de contas deverá ser realizada no mesmo processo em que ocorreu a requisição da diária ou da passagem aérea.
Se o retorno da viagem aconteceu antes do previsto, o servidor deve restituir o valor residual ao erário.
Se a viagem não ocorreu, o servidor deve realizar a devolução ao erário do valor total recebido.
Para restituir o valor ao erário:
Caso a viagem seja realizada conforme o previsto, ou o servidor retorne após o previsto:
Preencha os seguintes formulários disponíveis na Intranet (exceto assinatura):
Providencie os documentos que comprovam a realização da viagem:
Comprovantes de Comparecimento: Certificado de Participação, Declaração de Comparecimento, Declaração de Participação, Formulário de Comprovação de Inspeção Sanitária.
Nota: Os documentos do tipo Eletrônico - Assinatura E-Docs devem possuir a classe 02.08.01.01 PROCESSO DE CONCESSÃO DE DIÁRIAS E AJUDA DE CUSTO.
Dica: Em caso de dúvidas para uso da ferramenta E-Docs, consultar vídeos aulas disponíveis em: https://processoeletronico.es.gov.br/edocs-download-video-aulas.
Quadro 01: Documentos ou Formulários para Prestação de Contas
| Nome do Documento | Tipo do Documento E-Docs | Signatários | Nível de Acesso |
|---|---|---|---|
| Boletim de Diárias | Eletrônico - Assinatura E-Docs | Chefia Imediata e Servidor Beneficiário | Organizacional |
| Relatório de Viagem | Eletrônico - Assinatura E-Docs | Servidor Beneficiário | Organizacional |
| Cartões de Embarque (se houve compra de passagem aérea) | Eletrônico - Sem Assinatura | - | Organizacional |
| Comprovante de Comparecimento | Se Digital: Eletrônico - Sem Assinatura Se Papel: Escaneado - Documento Original |
- | Com CPF: Sigiloso - Informação Pessoal Sem CPF: Organizacional |
| Comprovante do Depósito ou Transferência Bancária (se houver restituição) | Se Digital: Eletrônico - Sem Assinatura Se Papel: Escaneado - Documento Original |
- | Sigiloso - Informação Pessoal |
Caso algum documento tenha a assinatura recusada, realize os ajustes na documentação conforme orientação.
Despache o processo de pagamento de diária para o grupo GEVS-DIARIAS-APOIO, entranhando os seguintes documentos do Quadro 01:
Se a viagem não ocorreu, entranhar somente o Comprovante do Depósito ou Transferência Bancária da restituição.
Sugestão de Texto para Despacho:
Encaminho, para aprovação:
Prestação de contas do servidor NOME DO SERVIDOR, referente à REQUISIÇÃO DE DIÁRIA nº XXX para viagem ao município de NOME DO MUNICÍPIO.
Despache o processo de pagamento de diária para o setor GEVS - GERENCIA DE VIGILANCIA EM SAUDE-SESA, entranhando os seguintes documentos do Quadro 01:
Se a viagem não ocorreu, entranhar somente o Comprovante do Depósito ou Transferência Bancária da restituição.
Sugestão de Texto para Despacho:
Encaminho, para aprovação:
Prestação de contas do servidor NOME DO SERVIDOR, referente à REQUISIÇÃO DE DIÁRIA nº XXX para viagem ao município de NOME DO MUNICÍPIO.
Despache o processo de requisição de passagem aérea para o grupo GI-PASSAGEM AÉREA-SESA, entranhando os seguintes documentos do Quadro 01:
Sugestão de Texto para Despacho:
Encaminho, para aprovação:
Prestação de contas do servidor NOME DO SERVIDOR, referente à REQUISIÇÃO DE PASSAGEM AÉREA para viagem ao município de NOME DO MUNICÍPIO.
Despache o processo de requisição de pagamento de inscrição para o o setor GEVS - GERENCIA DE VIGILANCIA EM SAUDE-SESA, entranhando os seguintes documentos do Quadro 01:
Sugestão de Texto para Despacho:
Encaminho, para aprovação:
Prestação de contas do servidor NOME DO SERVIDOR, referente à INSCRIÇÃO NO EVENTO (NOME DO EVENTO) realizado no município de NOME DO MUNICÍPIO.
Se não houver confirmação da baixa de responsabilidade do servidor, efetue as correções recomendadas.
Antes de encerrar o processo de empenho, verifique se a prestação de contas da última viagem está aprovada.
Se houver pendências na prestação de conta, resolva tudo antes de encerrar o processo!
Sugestão de Texto para Encerramento:
Considerando que o servidor NOME DO SERVIDOR realizou viagem oficial devidamente autorizada e teve suas despesas de viagem devidamente comprovadas e aprovadas conforme os procedimentos estabelecidos;
Considerando que todas as formalidades e requisitos necessários para prestação de contas foram integralmente cumpridos;
Encerro, portanto, esse processo de (REQUISIÇÃO DE DIÁRIAS / REQUISIÇÃO DE PASSAGEM AÉREA) em virtude da conclusão da viagem e da aprovação das contas correspondentes.
Sugestão de Texto para Despacho:
Solicito cancelamento do saldo de empenho de diárias do servidor NOME DO SERVIDOR, por motivo de (DESCREVER MOTIVO).
Possíveis motivos para o CANCELAMENTO DE SALDO DE EMPENHO:
- aposentadoria
- finalização do contrato
- transferência para outra lotação
- encerramento da programação de viagens para o ano em exercício
Sugestão de Texto para Encerramento:
Considerando que o servidor NOME DO SERVIDOR teve suas despesas de viagem devidamente comprovadas e aprovadas conforme os procedimentos estabelecidos;
Considerando que todas as formalidades e requisitos necessários para prestação de contas e cancelamento do saldo de empenho foram integralmente cumpridos;
Encerro, portanto, esse processo de EMPENHO ESTIMATIVO em virtude de (DESCREVER MOTIVO PARA ENCERRAMENTO DO PROCESSO).
Sugestão de Texto para Encerramento:
Considerando que o servidor NOME DO SERVIDOR realizou viagem oficial devidamente autorizada e teve suas despesas de viagem devidamente comprovadas e aprovadas conforme os procedimentos estabelecidos;
Considerando que todas as formalidades e requisitos necessários para prestação de contas foram integralmente cumpridos;
Encerro, portanto, esse processo de REQUISIÇÃO DE PASSAGEM AÉREA em virtude da conclusão do fato e da aprovação das contas correspondentes.
Sugestão de Texto para Encerramento:
Considerando que o servidor NOME DO SERVIDOR comprovou a participação no evento;
Considerando que todas as formalidades e requisitos necessários para prestação de contas foram integralmente cumpridos;
Encerro, portanto, esse processo de REQUISIÇÃO DE INSCRIÇÃO EM EVENTO em virtude da conclusão do fato e da aprovação das contas correspondentes.