PROCEDIMENTO OPERACIONAL - PO
Código: PO-100-002 | Revisão: 00
O objetivo deste procedimento é garantir o adequado planejamento, execução, monitoramento e melhoria contínua do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) da Vigilância Sanitária Estadual, assegurando que os requisitos legais, as necessidades das partes interessadas e os objetivos estratégicos da organização sejam atendidos de forma eficaz.
Este procedimento se aplica às atividades de planejamento e gerenciamento do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) pela Vigilância Sanitária Estadual.
A correta aplicação deste procedimento é de responsabilidade dos membros do Comitê Gestor da Qualidade (CGQ) e da Alta Direção da Vigilância Sanitária Estadual.
A missão, visão e valores da Vigilância Sanitária Estadual são definidos pela Alta Direção e pelo Comitê Gestor da Qualidade (CGQ). Esses elementos orientam as ações e decisões estratégicas da instituição. A identidade estratégica é revisada e atualizada quando houver mudanças significativas no contexto organizacional ou novas diretrizes estratégicas, sendo publicada no site institucional.
O CGQ é responsável pela revisão periódica das informações institucionais disponíveis no site institucional. A revisão e a atualização dessas informações são realizadas sempre que necessário, especialmente quando há mudanças significativas no contexto organizacional ou novas diretrizes estratégicas.
O CGQ monitora e analisa as questões internas e externas relevantes para o SGQ, utilizando a metodologia SWOT (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças) para entender o impacto dessas questões no sistema de gestão. Essa análise é realizada quando há mudanças significativas nos cenários internos ou externos da Vigilância Sanitária Estadual, ou no mínimo anualmente, ficando disponível na página da intranet.
A identificação das partes interessadas é um processo contínuo que visa garantir que as necessidades e expectativas relevantes sejam determinadas e atendidas.
A análise das necessidades e expectativas das partes interessadas é realizada periodicamente pelo CGQ, especialmente quando há mudanças significativas no contexto organizacional ou novas diretrizes estratégicas, sendo registrada em uma tabela disponível na página institucional institucional.
O monitoramento das necessidades e expectativas das partes interessadas ocorre por meio dos canais de comunicação da Vigilância Sanitária Estadual e de pesquisas de satisfação.
O CGQ é responsável pela identificação dos processos essenciais para o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ). A análise inclui os processos estratégicos, finalísticos e de suporte necessários para garantir o atendimento aos requisitos e a melhoria contínua do SGQ. A interação desses processos é representada por meio de uma cadeia de valor.
O mapeamento do processo é realizado por meio de uma Matriz SIPOC (Fornecedores, Entradas, Processos, Saídas, Clientes) e fluxogramas. As informações levantadas sobre cada processo, incluindo entradas, saídas, responsáveis, recursos necessários, documentos relacionados e indicadores de desempenho, são registradas nas Fichas de Processos elaboradas pelo ponto focal de cada processo e revisadas periodicamente pelo CGQ.
A abordagem de gestão dos processos segue o ciclo PDCA (Planejar, Fazer, Verificar, Agir), que visa garantir a implementação de melhorias contínuas, além de monitorar a eficácia dos processos.
O CGQ é responsável pela identificação, avaliação e gestão dos riscos e oportunidades que possam impactar o alcance dos resultados pretendidos pelo SGQ, aumentar os efeitos desejáveis, prevenir ou reduzir os efeitos indesejados e promover a melhoria contínua.
A gestão de riscos e oportunidades no contexto organizacional é realizada de forma integrada à análise das questões internas e externas durante o processo de avaliação do contexto organizacional.
Em relação a cada processo do SGQ, os riscos e oportunidades são abordados por meio da Matriz FMEA (Failure Modes and Effects Analysis), que auxilia na identificação de falhas potenciais, suas causas e efeitos, além da definição de ações corretivas ou mitigatórias para os riscos mais significativos. A eficácia dessas ações é monitorada de maneira contínua pelo CGQ, assegurando rastreabilidade, controle e a melhoria contínua na gestão de riscos dentro do SGQ.
O escopo do SGQ é determinado a partir de análise do contexto organizacional, das necessidades das partes interessadas e dos serviços fornecidos pela Vigilância Sanitária Estadual. O escopo do SGQ é documentado e disponibilizado no site institucional e revisado sempre que houver alterações no contexto organizacional ou no funcionamento da instituição.
Os objetivos do SGQ são estabelecidos pela Alta Direção e pelo CGQ, com base na Política da Qualidade. Estes objetivos são mensuráveis, alinhados com a estratégia da organização e revisados periodicamente. São definidos indicadores específicos para cada objetivo, com metas claramente estabelecidas para acompanhamento dos resultados.
Na definição dos objetivos, são consideradas as expectativas das partes interessadas, o desempenho histórico da Vigilância Sanitária Estadual, os riscos e oportunidades identificados, as estratégias estabelecidas para o período e o contexto organizacional.
Os objetivos são comunicados a todos os níveis da organização no site institucional para garantir o alinhamento e o comprometimento com as metas estabelecidas.
O CGQ é responsável pelo monitoramento e avaliação dos indicadores dos Objetivos da Qualidade, de acordo com a periodicidade estabelecida nas respectivas Fichas de Indicador.
Os pontos focais de cada processo são responsáveis pelo monitoramento e a avaliação dos indicadores dos processos, encaminhando os resultados ao CGQ conforme periodicidade definida nas respectivas Fichas de Indicador.
Quando as metas não são alcançadas, são estabelecidos planos de ação corretiva, baseados na análise de causa raiz para garantir que a ação tenha um impacto real na melhoria contínua.
A Vigilância Sanitária Estadual realiza pesquisas de satisfação periódicas para entender as expectativas e as necessidades dos clientes e partes interessadas, garantindo que os produtos e serviços atendam aos seus requisitos.
Os canais de comunicação "Fale Conosco" e "Ouvidoria" são utilizados para retroalimentação das partes interessadas sobre os serviços entregues.
O CGQ conduz auditorias internas da qualidade a intervalos planejados, para fornecer informações sobre a implementação, a eficácia e a conformidade do SGQ com os requisitos da norma ISO 9001:2015 e com o planejamento estabelecido pela organização.
As auditorias também têm como objetivo identificar oportunidades de melhoria contínua nos processos.
O Comitê Gestor da Qualidade (CGQ) realiza reuniões de Análise Crítica do SGQ para avaliar o desempenho e a eficácia do SGQ, assegurando a adequação, suficiência, eficácia e alinhamento contínuo com o direcionamento estratégico da organização.
As reuniões de análise crítica são realizadas ao menos uma vez por ano e consideram, no mínimo, os seguintes itens de entrada na pauta:
As saídas da análise crítica consideram as oportunidades de melhoria, as mudanças necessárias no SGQ e a necessidade de recursos. Atas são geradas a cada reunião, registrando as decisões tomadas pela CGQ, sendo assinadas por todos os membros presentes e mantidas como registro.
Com base nas análise e avaliação de desempenho do SGQ, o CGQ deve determinar e selecionar oportunidades para melhoria e implementar quaisquer quaisquer ações necessárias para atender a requisitos do cliente ou aumentar a satisfação do cliente.
Ao ocorrer uma não conformidade, incluindo as provenientes de reclamações, o CGQ deve garantir que serão tomadas as ações apropriadas aos efeitos das não conformidades encontradas.
Quando mudanças que possam impactar o SGQ forem identificadas, como modificações nos processos, requisitos legais ou infraestrutura, a Alta Direção e o CGQ garantem que essas mudanças sejam implementadas de forma planejada e controlada.
O ponto focal do processo envolvido formaliza a proposta de mudança para o CGQ, incluindo uma análise de impacto sobre os processos afetados, a disponibilidade de recursos necessários e as alocações de autoridade e responsabilidade.