PROCEDIMENTO OPERACIONAL - PO
Código: PO-100-004 | Revisão: 00
Estabelecer as diretrizes e etapas para o gerenciamento de projetos, desde a iniciação até o encerramento, garantindo a padronização, o alinhamento com as melhores práticas de gestão de projetos e a eficiência na entrega de resultados.
Este procedimento aplica-se a todos os projetos conduzidos na Vigilância Sanitária Estadual, independentemente de sua complexidade, abrangência ou área envolvida.
- FP-100-004 Gerenciar Projetos
- ABNT. NBR ISO 9000:2015 – Sistema de Gestão da Qualidade – Princípios e Vocabulários.
- ABNT. NBR ISO 9001:2015 – Sistemas de Gestão da Qualidade – Requisitos.
- Guia para implantação do SGQ no Sistema Nacional de Vigilância Sanitária (SNVS).
- Dossiê do Projeto: Processo eletrônico no E-Docs que serve como repositório oficial de todos os documentos e informações relacionadas ao projeto.
- E-Docs: Sistema de gerenciamento eletrônico de documentos e processos da organização, utilizado como repositório oficial para armazenar e gerenciar todos os documentos relacionados ao projeto.
- Kanboard: Sistema de gerenciamento de tarefas utilizada para planejar, monitorar e compartilhar informações sobre o andamento do projeto.
- Lições Aprendidas: Conhecimentos adquiridos durante a execução do projeto, incluindo experiências, resultados alcançados e pontos de melhoria, que podem ser aplicados em projetos futuros.
- Líder do Projeto: Responsável por coordenar todas as etapas do projeto, desde a iniciação até o encerramento, garantindo que os objetivos sejam alcançados dentro do prazo, custo e qualidade planejados.
- Lista Mestra de Projetos: Registro centralizado que contém informações sobre todos os projetos em andamento, suspensos, cancelados ou concluídos na organização.
- Mudanças Significativas: Alterações no escopo, cronograma, recursos ou orçamento do projeto que impactam significativamente seus objetivos e exigem aprovação formal dos patrocinadores.
- Partes Interessadas (Stakeholders): Indivíduos ou organizações que podem afetar, ser afetados ou perceber-se como afetados por uma decisão ou atividade do projeto.
- Patrocinador: Indivíduo ou grupo que fornece recursos e apoio para o projeto, sendo responsável por aprovar decisões críticas e garantir o alinhamento com os objetivos estratégicos da organização.
- Plano do Projeto: Documento que detalha como o projeto será executado, monitorado e controlado, incluindo escopo, objetivos, equipe, cronograma, recursos, riscos e estratégias de comunicação.
- Portfólio de Projetos: Conjunto de projetos gerenciados de forma integrada, divulgado na Wiki.Saúde, para fornecer visibilidade e transparência sobre o status e os resultados dos projetos.
- Projeto: Esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único, com início e fim definidos, objetivos claros e recursos alocados.
- Termo de Abertura do Projeto (TAP): Documento formal que autoriza o início do projeto, contendo informações como justificativa, objetivos, alinhamento estratégico, escopo inicial, partes interessadas, premissas, restrições, equipe e estimativa de prazos.
- Termo de Aceite: Documento formal que registra a aprovação de uma entrega do projeto, contendo descrição da entrega, critérios de aceitação, data de conclusão e assinaturas dos responsáveis pela aprovação.
- Termo de Encerramento: Documento que formaliza o encerramento do projeto, contendo motivo do encerramento, status das entregas, resultados alcançados e lições aprendidas.
- Vigilância Sanitária Estadual (Visa Estadual): Compreende o Núcleo Especial de Vigilância Sanitária e as equipes de vigilância sanitária dos Núcleos de Vigilância em Saúde das Superintendências Regionais de Saúde.
| Papel Funcional |
Atividades |
| Patrocinador |
Aprovar novos projetos e as entregas, nomear o Líder do Projeto e garantir os recursos necessários. |
| Líder do Projeto |
Coordenar atividades e acompanhar o progresso do projeto, elaborar documentos essenciais, atualizar o dossiê do projeto e comunicar o status do projeto às partes interessadas. |
| Equipe do Projeto |
Executar atividades, registrar informações no Kanboard e relatar riscos e problemas. |
| Equipe da Qualidade |
Cadastrar projetos aprovados, monitorar o portfólio de projetos da Visa e arquivar projetos. |
O início de um projeto ocorre quando há necessidade de criar ou modificar processos, produtos ou serviços, ou para alcançar resultados únicos, como:
- Implementar novos sistemas tecnológicos;
- Adequar a exigências regulatórias;
- Desenvolver soluções para problemas críticos;
- Atender demandas estratégicas da organização;
- Responder a emergências ou oportunidades específicas.
O patrocinador deve indicar o Líder do Projeto, que será responsável por elaborar o Termo de Abertura do Projeto (TAP).
O TAP deve incluir:
- Justificativa: Razão para a realização do projeto, baseada em necessidades, problemas ou oportunidades identificadas.
- Objetivos: Metas e resultados esperados, alinhados às diretrizes estratégicas.
- Alinhamento estratégico: Conexão do projeto com os objetivos institucionais e estratégicos.
- Entregas: Definição inicial do que será e do que não será entregue pelo projeto.
- Público Alvo: Grupos ou setores beneficiados pelo projeto.
- Premissas: Fatores considerados verdadeiros para a viabilidade do projeto.
- Restrições: Limitações que podem impactar a execução, como prazos, orçamento e recursos.
- Prazo: Período estimado para a execução, incluindo data de início e término.
- Equipe: Nomeação do líder e dos principais membros do projeto.
O TAP deve ser capturado no E-Docs para assinatura pela equipe de coordenação e pelos patrocinadores. Após a aprovação, o TAP é encaminhado à Equipe da Qualidade para garantir o cumprimento das práticas e processos de governança de projetos.
Ao receber o TAP aprovado, a equipe da Qualidade deve:
- Cadastrar no Kanboard: Inserir o projeto na plataforma Kanboard, utilizando o TAP como documento base, e incluir todos os membros da equipe. Cada membro deve solicitar um usuário conforme o procedimento padrão.
- Criar Dossiê no E-Docs: Autuar um processo no E-Docs, anexando o TAP, e despachá-lo para o Líder do Projeto. Esse processo servirá como repositório oficial de informações do projeto.
- Atualizar a Lista Mestra de Projetos: Registrar o projeto na Lista Mestra de Projetos e divulgar as informações no Portfólio de Projetos na Wiki.Saúde.
Parâmetros para autuação do processo E-Docs:
- Classe do processo: 01.01.02.02 - Planos, Programas e Projetos.
- Resumo: DOSSIÊ DE PROJETO - VIGILÂNCIA SANITÁRIA ESTADUAL - NOME DO PROJETO (RESUMIDO).
- Interessado: Adicione o setor (formal ou informal) dos patrocinadores, da área demandante e do líder do projeto.
- Documentos entranhados: Insira o TAP.
Com o projeto aprovado, inicia-se a fase de planejamento, na qual o Líder do Projeto deve estruturar o Plano do Projeto. O esforço de planejamento deve ser proporcional à complexidade de cada projeto, e o líder deve estimular o envolvimento de todas as partes interessadas no processo.
O Plano do Projeto deve incluir:
- Objetivo: Metas e resultados a serem alcançados.
- Partes interessadas: Pessoas ou unidades que afetam ou são afetadas pelo projeto.
- Escopo: Definição clara do que está e do que não está incluído no projeto.
- Equipe: Identificação do líder e demais membros do projeto.
- Cronograma: Definição de prazos e etapas (marcos) importantes.
- Recursos: Identificação de sistemas, materiais e orçamento necessários.
- Riscos: Levantamento e análise de possíveis riscos, com estratégia de mitigação.
- Plano de Comunicação: Estratégias para manter as partes interessadas informadas e engajadas.
- Indicadores de Sucesso: Métricas que avaliam o progresso do projeto em relação aos objetivos.
O Plano do Projeto deve ser registrado no E-Docs para assinatura e aprovação da coordenação e dos patrocinadores e . Após a aprovação, o documento é anexado ao dossiê do projeto, e inicia-se a fase de execução.
A execução do projeto envolve a implementação das atividades planejadas, com a alocação adequada de recursos e a comunicação constante com as partes interessadas.
A equipe do projeto deve:
- Executar as tarefas de sua responsabilidade, conforme planejado, a fim de garantir que as entregas sejam alcançadas dentro do prazo e dos critérios estabelecidos.
- Utilizar o Kanboard para gerenciar tarefas, atualizar o status do projeto e compartilhar informações com a equipe.
- Comunicar regularmente o status do projeto às partes interessadas, destacando avanços, riscos e necessidades de ajustes.
O Líder do Projeto deve:
- Executar as tarefas de sua responsabilidade, conforme planejado, a fim de garantir o cumprimento dos objetivos do projeto.
- Registrar todas as evidências de execução (documentos, entregas e produtos intermediários) no dossiê do projeto.
- Monitorar o progresso do cronograma e a disponibilidade de recursos, garantindo que as entregas sejam alcançadas conforme o planejado.
Caso haja necessidade de alterações significativas (escopo, cronograma, recursos ou orçamento), o Líder do Projeto deve:
- Elaborar uma versão revisada do Plano do Projeto e submetê-la à aprovação dos patrocinadores.
- Capturar a versão revisada do Plano do Projeto no E-Docs e anexá-la ao dossiê do projeto.
- Comunicar as mudanças aprovadas a todas as partes interessadas.
O aceite das entregas deve ser realizado ao longo do projeto, conforme a conclusão das principais atividades do cronograma, ou ao final do projeto.
O Líder do Projeto deve encaminhar as entregas ou suas evidências para validação pelos responsáveis, preferencialmente via E-Docs ou e-mail. Após a validação, deve elaborar o Termo de Aceite.
O Termo de Aceite deve ser capturado no E-Docs para assinatura e aprovação dos responsáveis (patrocinadores, área demandante ou outras partes interessadas). Após a aprovação, o documento é anexado ao dossiê do projeto.
A Equipe da Qualidade deve monitorar mensalmente a conclusão das atividades no Kanboard e atualizar o status do projeto na Lista Mestra de Projetos.
O projeto pode ser encerrado nas seguintes situações:
- Conclusão Bem-Sucedida: Quando todos os produtos e serviços previstos foram entregues conforme o planejado e aceitos pelas partes interessadas.
- Cancelamento: Quando o projeto é interrompido permanentemente por motivos estratégicos, técnicos, financeiros ou outros.
- Suspensão: Quando o projeto é temporariamente interrompido, com possibilidade de retomada futura.
Independentemente do motivo do encerramento, o Líder do Projeto deve comunicar formalmente a todas as partes interessadas sobre o encerramento do projeto e elaborar o Termo de Encerramento do Projeto, a fim de documentar:
- O motivo do encerramento.
- O status das entregas (concluídas ou não realizadas).
- Os resultados alcançados.
- As lições aprendidas, com foco em melhorias para projetos futuros.
O Termo de Encerramento deve ser registrado no E-Docs para assinatura e aprovação dos responsáveis (patrocinadores, área demandante ou outras partes interessadas). Após a aprovação, o documento é anexado ao dossiê do projeto e o processo despachado para a pasta E-Docs QUALIDADE-NEVS-SESA para fins de arquivamento.
Após o encerramento formal, a equipe da Qualidade deve garantir que toda a documentação gerada seja arquivada corretamente. As atividades incluem:
- Anexar histórico do Kanboard: Incluir o histórico de atividades e progresso do projeto no dossiê do projeto.
- Remover o projeto do Kanboard: Encerrar o projeto na plataforma Kanboard.
- Atualizar a Lista Mestra de Projetos: Refletir o encerramento do projeto na Lista Mestra de Projetos e no Portfólio de Projetos.
- Arquivar o processo no E-Docs: Encerrar o processo E-Docs vinculado ao projeto.