O Apoio Técnico Administrativo (ATA) atua na organização, suporte e aprimoramento das atividades das áreas técnicas da Subsecretaria de Vigilância em Saúde – SSVS. Sua principal função é a avaliação, o monitoramento e a identificação de melhorias nos processos internos da Subsecretaria, visando garantir o bom funcionamento administrativo por meio de funções de assistência estratégica e operacional em conformidade com a legislação, com transparência, eficiência e eficácia. Entre as áreas de atuação e suporte do Apoio Técnico Administrativo, destacam-se as seguintes competências:
E-mail: adm.vigilancia@saude.es.gov.br
Telefone: (27) 3636-8244
- Gerenciar a frota de veículos atendendo as solicitações de transporte pelos núcleos e serviços e demandas espontâneas no âmbito da SSVS.
- Organizar o transporte de insumos e equipamentos para as regionais (Atualmente atendemos aos municípios da Regional Metropolitana);
- Monitorar o abastecimento da frota de veículos da SSVS analisando os relatórios de consumo de combustíveis;
- Supervisionar e encaminhar para manutenção (preventiva e corretiva) os veículos da SSVS, buscando manter os mesmos em condições de trafegar;
- Efetuar monitoramento dos veículos em trânsito por meio de sistema de rastreamento;
- Receber, analisar e identificar responsáveis por notificações de infrações de trânsito e multas em tempo oportuno;
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- Monitorar as entradas das solicitações de diárias de viagens zelando pelos seus registros;
- Receber antecipadamente o planejamento mensal de diárias dos núcleos/serviços, observando se as solicitações de diárias de viagens emitidas, condizem com o plano apresentado, e quando necessário fazer a devolutiva ao demandante para as devidas correção e/ou aprovação;
- Preparar documentos para acostar aos Autos das requisições de diárias de motoristas no âmbito da GEVS (hoje funciona assim);
- Analisar documentos de requisição de diárias para destinos dentro e fora do Estado dos diversos núcleos que compõem a SSVS;
- Analisar a prestação de contas de diárias concedidas aos servidores da SSVS, encaminhando ao NEOF para conferência e posterior aprovação do ordenador de despesas e demais providências;
- Elaborar relatório de impactos financeiros de todas as demandas de diárias da SSVS por unidade organizacional, encaminhando ao Gabinete para ciência.
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- Implementar a padronização dos documentos oficiais de comunicação (Ex.: Cis, ofícios, memorandos, despachos, dentre eles no e-docs);
- Elaborar, corrigir e enviar documentações, de acordo com o padrão estabelecido pela SSVS;
- Realizar monitoramento dos processos prioritários, emitindo alertas para a equipe ATA;
- Utilizar ferramentas de gestão online para otimização de processos de trabalho;
- Gerir os espaços físicos (internos e externos) para realização de reuniões/eventos da SSVS;
- Oferecer suporte aos outros setores internos, quando necessário.
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- Emitir relatórios financeiros subsidiando o subsecretário para o uso do erário;
- Assessorar os núcleos/serviços quanto a assuntos orçamentários e financeiros para aquisições de produtos e serviços no âmbito da SSVS;
- Analisar os processos de aquisições da SSVS para cumprir o rito processual de acordo com a legislação vigente.
- Realizar interface com o Fundo Estadual de Saúde (FES) para dirimir dúvidas e prestar orientações corretas;
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- Controlar e monitorar o estoque de materiais e produtos utilizados pela Secretaria, garantindo o fornecimento para as atividades da SSVS.
- Realizar o recebimento, conferência e armazenamento de materiais de acordo com os procedimentos estabelecidos, assegurando a integridade dos itens.
- Emitir relatórios de inventário e controle de estoque, oferecendo informações precisas para a gestão do patrimônio e o uso eficiente dos recursos.
- Atender as solicitações de materiais de forma ágil e eficaz, assegurando o abastecimento das unidades e serviços dentro dos prazos estabelecidos.
- Coordenar o processo de distribuição de materiais, garantindo a correta alocação de recursos aos diferentes núcleos e serviços da Secretaria.
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