PROCEDIMENTO OPERACIONAL - PO
Código: PO-200-007 | Revisão: 00
Este Procedimento Operacional (PO) tem como objetivo garantir que a dispensação de talonários de Notificação de Receita "A" (receituário amarelo ou talonário amarelo) pela Vigilância Sanitária Estadual seja realizada de forma a permitir segurança e rastreabilidade dos talonários dispensados.
Este procedimento se aplica à dispensação de receituário amarelo para:
- Pessoas físicas (profissionais prescritores).
- Pessoas jurídicas (instituições e unidades hospitalares).
- Agenda-ES: Sistema utilizado para agendamento e gerenciamento de atendimentos na Vigilância Sanitária Estadual.
- Arquivamento Permanente: Processo de guarda de documentos físicos por um período determinado no arquivo central da SESA (20 anos, conforme legislação).
- Boletim de Ocorrência: Documento oficial que comprova a perda ou extravio de talonários, necessário para justificar a não devolução.
- Cadastro Eletrônico: Dossiê digital do profissional prescritor ou instituição no sistema E-Docs, contendo a documentação de cadastro e o histórico de registros de retirada de talonários.
- Cadastro Físico: Dossiê físico do profissional prescritor ou instituição, mantido em arquivo físico nas unidades da Vigilância Sanitária Estadual, contendo a documentação de cadastro e o histórico de registros de retirada de talonários.
- Carimbo do Prescritor/Instituição: Carimbo oficial que identifica o profissional prescritor ou a instituição, utilizado para validar os talonários.
- Deferimento: Decisão que aprova o cadastro para a retirada de talonários, após a conferência de todos os requisitos.
- E-Docs: Sistema de gerenciamento de documentos e processos eletrônicos da Vigilância Sanitária Estadual.
- E-Flow: Sistema de criação de formulários eletrônicos e automação vinculado ao E-Docs, utilizado para elaboração e disponibilização de requerimentos e registros.
- Encaminhamento E-Docs: Processo de envio de documentos ou informações para análise e tramitação no sistema E-Docs.
- Formulário de Registro de Retirada: Formulário eletrônico desenvolvido no sistema E-Flow utilizado para registrar a retirada de talonários.
- Gestor dos Talonários: Pessoa responsável pela gestão, guarda e distribuição dos talonários da instituição, indicada pelo diretor técnico mediante procuração.
- Indeferimento: Decisão que nega o cadastro para a retirada de talonários devido à falta de documentação ou irregularidades.
- Instituição/Unidade Hospitalar: Pessoa jurídica autorizada a retirar talonários de receituário amarelo para uso em suas atividades.
- Livro Preto: Registro físico em livro tipo ata utilizado para anotar as retiradas de talonários, contendo informações como data, horário, número do registro E-Flow, numeração dos talonários e assinatura do usuário responsável pela retirada.
- Migração de Cadastro: Processo de transferência de informações do cadastro físico para o cadastro eletrônico.
- Profissional Prescritor: Pessoa física autorizada a prescrever medicamentos controlados, como médicos, dentistas e veterinários.
- Protocolo Regional: Unidade descentralizada da Vigilância Sanitária Estadual, responsável por atendimento direto ao público, incluindo a dispensação de talonários.
- SNCR (Sistema Nacional de Controle de Receituários): Sistema da Anvisa utilizado para rastrear e controlar a dispensação de receituários de medicamentos controlados.
- Talonário de Notificação de Receita "A" (Receituário Amarelo): Documento oficial utilizado para prescrição de medicamentos controlados, emitido pela Vigilância Sanitária.
- Vigilância Sanitária Estadual (Visa Estadual): Compreende o Núcleo Especial de Vigilância Sanitária e as Visas Regionais.
- Vigilância Sanitária Regional (Visa Regional): Unidade descentralizada da Vigilância Sanitária Estadual.
| Papel Funcional |
Atividades |
| Equipe de Protocolo Digital (NEVS) |
Conferir documentação recebida |
| Equipe Técnica de Produtos (PROIS) |
Cadastrar interessado; Baixar numeração e atualizar dossiê |
| Equipe de Protocolo Regional |
Realizar atendimento; Dispensar talonário; Cancelar agendamento no sistema |
O servidor do protocolo digital acessa o sistema E-Flow e consulta se há fluxos pendentes.
Ao identificar a solicitação de cadastro (inicial ou atualização), o servidor deve conferir as informações e a documentação apresentada.
A conferência deve ser concluída em até 5 dias úteis, seguindo a ordem de chegada dos requerimentos.
- Abra o requerimento de cadastro (inicial ou atualização) e verifique se todos os documentos obrigatórios foram anexados, conforme as listas abaixo.
Lista de Documentos: INSTITUIÇÃO
Documentos obrigatórios para cadastro ou atualização de instituição:
| Documento |
Quando é obrigatório |
Ficha de Especificação |
| Comprovante de endereço da instituição |
Sempre |
Acessar |
| Certificado de Regularidade de Inscrição de Pessoa Jurídica no conselho regional de classe (CRM-ES, CRO-ES ou CRMV-ES) |
Sempre |
Acessar |
| Folha com o carimbo da instituição |
Sempre |
Acessar |
| Carteira do conselho regional de classe de todos os profissionais prescritores da instituição com registro ativo (CRM-ES, CRO-ES ou CRMV-ES) |
Sempre e em quantidade igual ao número de profissionais informado no requerimento. |
Acessar |
| Cartão de assinaturas de todos os profissionais prescritores da instituição |
Sempre e em quantidade igual ao número de profissionais informado no requerimento. |
Acessar |
| Procuração |
Se o requerente não é o diretor técnico da instituição. |
Acessar |
Lista de Documentos: PROFISSIONAL PRESCRITOR
Documentos obrigatórios para cadastro ou atualização de profissional prescritor:
| Documento |
Quando é obrigatório |
Ficha de Especificação |
| Comprovante de endereço residencial ou profissional |
Sempre |
Acessar |
| Carteira do conselho regional de classe com registro ativo (CRM-ES, CRO-ES ou CRMV-ES) |
Sempre |
Acessar |
| Cartão de assinaturas |
Sempre |
Acessar |
- Compare os documentos anexados com as informações preenchidas no requerimento. O formulário deve estar preenchido com as informações corretas.
- Confirme se o requerente (instituição ou profissional prescritor) está com o registro ativo no conselho de classe competente.
Regularidade: INSTITUIÇÃO
Links para consulta da regularidade de instituição perante o conselho de classe:
Regularidade: PROFISSIONAL PRESCRITOR
Links para consulta da regularidade de profissional prescritor perante o conselho de classe:
- Verifique se o carimbo apresentado atende às dimensões e conteúdo exigidos.
Carimbo: INSTITUIÇÃO
Requisitos para o carimbo da instituição:
- Dimensões máximas: 7,5 cm (Largura) x 2,0 cm (Altura).
- Deve conter: Razão social, CNPJ, endereço completo (conforme requerimento) e telefone.
Carimbo: PROFISSIONAL PRESCRITOR
Requisitos para o carimbo do profissional prescritor:
- Dimensões máximas: 7,5 cm (Largura) x 2,0 cm (Altura).
- Deve conter: Nome completo, registro no conselho de classe, endereço completo (não precisa coincidir com o requerimento) e telefone.
- Confirme se o endereço do profissional ou instituição está em um município da Região Norte. Caso esteja, o cadastro deve ser reprovado, pois a competência para análise e aprovação é da Visa Municipal.
Requerimento com Falhas:
Reprove o cadastro, registrando os motivos da reprovação no sistema. A notificação ao interessado será enviada automaticamente pelo sistema, informando os motivos da reprovação.
Requerimento Completo e Correto:
Aprove o cadastro no sistema. A notificação ao interessado será enviada automaticamente, confirmando a aprovação e os próximos passos.
O servidor da área técnica de produtos do NEVS acessa a caixa de processo E-Docs TALONÁRIO AMARELO e realiza uma busca pelo nome do interessado.
- Confirme os dados do interessado e atualize o processo de cadastro (dossiê) com os novos documentos.
- Atue um novo processo E-Docs com a documentação recebida.
Atuação Processo: INSTITUIÇÃO
Como autuar um processo E-Docs de cadastro para a instituição:
- Classe do processo: 210.14 - ALVARÁ/LICENÇA SANITÁRIA (INICIAL OU RENOVAÇÃO).
- Resumo: RECEITUÁRIO AMARELO - CADASTRO DE INSTITUIÇÃO - [RAZÃO SOCIAL].
- Interessado: Adicione o nome do interessado, empresa, setor da regional e o grupo TALONÁRIO AMARELO.
- Documentos entranhados: Insira todos os documentos apresentados no requerimento.
Atuação Processo: PROFISSIONAL PRESCRITOR
Como autuar um processo E-Docs de cadastro para o profissional prescritor:
- Classe do processo: 210.14 - ALVARÁ/LICENÇA SANITÁRIA (INICIAL OU RENOVAÇÃO).
- Resumo: RECEITUÁRIO AMARELO - CADASTRO DE PRESCRITOR - [NOME DO INTERESSADO].
- Interessado: Adicione o nome do interessado, setor da regional e o grupo TALONÁRIO AMARELO.
- Documentos entranhados: Insira todos os documentos apresentados no requerimento.
-
Despache o processo para a caixa E-Docs TALONÁRIO AMARELO.
-
Migração de Cadastro Físico:
- Verifique se o interessado possui cadastro físico na unidade da Visa Regional.
- Escaneie as folhas de histórico de retirada de talonários e entranhe ao novo processo de cadastro eletrônico (dossiê).
- Segregue a pasta física e prepare-a para arquivamento permanente por 20 anos.
O servidor do protocolo regional deve acompanhar diariamente os agendamentos no sistema Agenda-ES.
- Confirme se o usuário realizou o agendamento prévio.
- Se tiver agendamento: Acesse o sistema Agenda-ES e verifique se é o usuário agendado. Confirme a presença em caso afirmativo.
- Se não tiver agendamento: Informe que o agendamento é obrigatório para o próximo atendimento. Prossiga com o atendimento.
- Solicite os documentos necessários e siga a Instrução de Trabalho IT-200-003 para verificar se o usuário está apto para a retirada.
- Se o usuário estiver apto: Prossiga com a dispensação dos talonários.
- Se o usuário não estiver apto: Negue a retirada e oriente sobre as correções necessárias.
- Se o cadastro for físico, notifique formalmente a necessidade de atualização.
Se o usuário estiver apto para a retirada de talonários, o servidor do protocolo Visa deve separar os blocos de talonário sequencialmente, sem lacunas na numeração dispensada.
-
Separe os talonários novos:
- Primeira retirada: conforme a quantidade aprovada no cadastro.
- Retiradas subsequentes: conforme a quantidade de talonários devolvidos/extraviados.
Nota: Se houver comprovação de talonário extraviado mediante a apresentação de boletim de ocorrência, considere-o na quantidade de talonários devolvidos.
-
Registre a retirada:
- Acesse o Formulário de Registro de Retirada disponível no E-Flow e preencha todos os campos cuidadosamente.
- Ao enviar o formulário, anote o número do encaminhamento E-Flow.
-
Registre no livro preto:
- Anote a data, hora, número do encaminhamento E-Flow e numeração inicial e final dos talonários dispensados.
-
Carimbe os talonários novos:
- Carimbe a capa do talonário com o carimbo da Visa e o carimbo do prescritor/instituição.
- Carimbe todas as folhas amarelas de notificação com o carimbo do prescritor/instituição no local demarcado.
Atenção: Carimbar as folhas amarelas deve ser realizada exclusivamente por um servidor. Em hipótese alguma permita que seja carimbado pelo usuário. Garanta que todas as folhas tenham sido devidamente carimbadas.
-
Carimbe os talonários devolvidos:
- Carimbe a capa dos talonários encerrados com o carimbo "BAIXADO" e devolva ao usuário.
-
Finalize o atendimento:
- Solicite ao usuário assinar o livro preto.
- Devolva todos os documentos do usuário.
- Entregue os novos talonários.
-
Organize o cadastro físico (se houver):
- No cadastro físico, registre as informações sobre a retirada e devolução dos talonários nas folhas existentes de histórico de retirada.
- Informe o número do encaminhamento E-Flow referente ao último registro de retirada realizado e retorne o cadastro físico ao arquivo regional, aguardando a migração cadastral para eletrônico.
O servidor da equipe técnica do NEVS deve acompanhar diariamente a caixa de encaminhamento E-Docs TALONÁRIO AMARELO para identificar novos registros de retirada.
- Baixe a numeração:
- Acesse o Sistema Nacional de Controle de Receituários da Anvisa (SNCR) e baixe a numeração dispensada (para talonários com início 32).
- Atualize o dossiê:
- Entranhe o Formulário de Registro de Retirada no processo E-Docs de cadastro correspondente.
- Se o cadastro for físico:
- Marque o encaminhamento como resolvido.
- Ao migrar para o cadastro eletrônico, localize e entranhe o último registro de retirada ao processo.