PROCEDIMENTO OPERACIONAL - PO
Código: PO-300-001 - Revisão: 00
A conferência da documentação constitui a etapa inicial na tramitação dos processos submetidos pelo setor regulado através do Portal de Serviços Digitais da Vigilância Sanitária Estadual. Nesta fase, é verificado se o requerimento e os documentos obrigatórios estão em conformidade com os requisitos estabelecidos. Essa verificação é realizada utilizando o sistema OnBase, que facilita o acesso e a análise dos documentos submetidos.
Definir o procedimento para a conferência da documentação de processos tramitados pelo sistema OnBase.
Esse procedimento se aplica à conferência inicial e a eventuais reconferências da documentação de todos os tipos de processos tramitados pelo sistema OnBase e iniciados pelo setor regulado.
O Protocolo Visa é responsável por realizar a conferência inicial e eventuais reconferências da documentação dos processos OnBase, conforme descrito neste procedimento.
O Protocolo Visa acessa o processo no Workflow do sistema OnBase e verifica a fila "Conferir Documentação".
A conferência da documentação segue a ordem de chegada dos processos na caixa de entrada e deve ser concluída em até 5 dias úteis.
O Protocolo Visa visualiza o requerimento eletrônico de petição e confere se toda a documentação foi corretamente anexada, conforme a lista de documentos de cada tipo de processo.
Quadro 01: Documentos comuns em todos os tipos de processo
| Documento | Quando é obrigatório | Ficha de Especificação |
|---|---|---|
| Ato constitutivo | Sempre | FE-200-001 |
| Procuração | Se a pessoa física requerente não é representante legal | FE-200-002 |
| Declaração de faturamento anual | Se o requerente for pessoa jurídica da esfera privada e pagar a taxa com redução | FE-200-003 |
| Declaração de filantropia | Se o requerente for entidade filantrópica | FE-200-004 |
Documentos específicos por tipo de processo:
Quadro 02: Lista de documentos para o processo VISA - Licenciamento Sanitário - Dispensa
| Documento | Quando é obrigatório | Ficha de Especificação |
|---|---|---|
| DUA para a taxa de “REQUERIMENTOS EM GERAL” | Se o requerente for pessoa física ou pessoa jurídica da esfera privada | FE-200-005 |
| Declaração das atividades exercidas | Sempre | FE-200-009 |
Quadro 03: Lista de documentos para o processo VISA - Medicamentos - Livro de Registro Específico
| Documento | Quando é obrigatório | Ficha de Especificação |
|---|---|---|
| DUA para a taxa de “ABERTURA, ENCERRAMENTO E TRANSFERÊNCIA DE LIVROS” | Se o requerente for pessoa física ou pessoa jurídica da esfera privada | FE-200-005 |
| Licença Sanitária | Sempre | FE-200-006 |
| Comprovante de Responsabilidade Técnica do Conselho Regional de Farmácia | Sempre | FE-200-010 |
| Inventário de substâncias e/ou medicamentos sujeitos a controle especial) | Sempre | FE-200-014 |
| Autorização Especial (AE) | Se licença sanitária para a área de produtos | FE-200-016 |
Quadro 03: Lista de documentos para o processo VISA - Medicamentos - Misoprostol e Retinoides
| Documento | Quando é obrigatório | Ficha de Especificação |
|---|---|---|
| DUA para a taxa de “REQUERIMENTOS EM GERAL” | Se o requerente for pessoa física ou pessoa jurídica da esfera privada | FE-200-005 |
| Licença Sanitária | Sempre | FE-200-006 |
| Comprovante de Responsabilidade Técnica do Conselho Regional de Farmácia | Sempre | FE-200-010 |
| Autorização de Funcionamento da Anvisa (AFE) | Sempre | FE-200-015 |
| Relação de Medicamentos | Sempre | FE-200-013 |
Quadro 04: Lista de documentos para o processo VISA - Projetos - Aprovação de PBA
| Documento | Quando é obrigatório | Ficha de Especificação |
|---|---|---|
| DUA para a taxa de “APROVAÇÃO DE PROJETO, CONCESSÃO DE HABITE-SE” | Se o requerente for pessoa física ou pessoa jurídica da esfera privada | FE-200-005 |
| Consulta Prévia de Viabilidade | Sempre | FE-200-007 |
| Comprovante de Responsabilidade Técnica do CREA ou CAU | Sempre | FE-200-010 |
| Relatório Técnico do PBA | Sempre | FE-200-012 |
| Representação Gráfica do PBA | Sempre | FE-200-011 |
| Comprovante de Abastecimento de Água/Esgoto | Sempre | |
| Declaração do Projeto Hidrossanitário | Sempre |
Cada documento anexado é conferido conforme os requisitos estabelecidos na Ficha de Especificação correspondente, e os documentos são confrontados com as informações preenchidas no requerimento.
Se for identificado algum erro de grafia nos campos do requerimento relacionados ao CNPJ, Razão Social, Nome Fantasia, CEP, Município, Logradouro, Número, Complemento e Bairro, procede-se com a correção imediata do erro, com base nas informações do ato constitutivo.
Entende-se como erro de grafia, discrepâncias na grafia ou escrita inadequada desses dados.
Os demais erros identificados nos campos do requerimento são corrigidos pelo próprio servidor do Protocolo Visa após confirmação com o requerente. O fato é relatado em despacho.
O resultado da conferência é registrado no formulário eletrônico relacionado no OnBase.
Também são incluídas respostas para os seguintes campos, conforme aplicável:
As falhas identificadas na conferência e o não atendimento aos requisitos são informados ao requerente de uma única vez, como registro de pendência, com prazo de 15 dias para cumprimento, excluindo-se o dia do registro.
O contribuinte não consegue visualizar ou editar o requerimento. Assim, ao registrar uma pendência, o servidor descreve detalhadamente todas as informações necessárias para entendimento e resposta pelo contribuinte.
Em cada registro de pendência é informado o número da pendência registrada, conforme modelo abaixo:
Registro de Pendência nº 1 de 3
Nome do Documento
Falha:
Pendência:
Nome do Documento
Falha:
Pendência:Prazo para atendimento das pendências: Até 15 (quinze) dias
Caso o prazo para atendimento expire, o processo será arquivado por desistência.
Caso persistam pendências após a terceira reapresentação, o processo será indeferido.
São permitidos até 03 registros de pendência durante a conferência da documentação.
Persistindo pendências após a quarta análise, o fato é relatado em despacho e o processo é tramitado para a atividade seguinte, conforme o fluxograma estabelecido em cada Ficha de Processo.
O Protocolo Visa encerra a conferência da documentação quando:
Encerrada a conferência, o processo é tramitado para a atividade seguinte, conforme o fluxograma estabelecido em cada Ficha de Processo.
O registro de pendências implica no envio automático de notificação para o requerente.
O decurso do prazo para resposta à pendência determina o arquivamento automático do processo, com notificação automática para o requerente.
Caso seja necessário informar fatos relevantes ao processo que não constam no formulário eletrônico relacionado, são utilizadas a ferramentas de despacho ou de importar documento anexo.
Não se aplica